FAUMail-Postfach / StudMail-Postfach

Benutzerberatung

Die Benutzerberatung für die FAUMail- und StudMail-Postfächer wird von unserer Service-Theke durchgeführt.

Webmail-Portal

Ein FAUMail- oder StudMail-Postfach ist über das Webmail-Portal über eine verschlüsselte Verbindung zugänglich. Die zur Anmeldung benötigten Zugangsdaten werden im Abschnitt Zugangsdaten erläutert. Das Webmail-Portal erlaubt den Zugriff auf die Ordner des eigenen FAUMail-Postfaches und die dafür freigegebenen Ordner anderer FAUMail-Postfächer. Weiterhin bietet es dem Nutzer die Möglichkeit, über diverse Menüpunkte eine Reihe von Einstellungen vorzunehmen, u.a. das Einrichten serverseitiger Filter (Spamfilter, Sortierfilter, Abwesenheitsnotiz usw.), sowie das Einrichten ordnerbasierter Vorhaltezeiten.

Zugangsdaten

Für den Zugang zu Ihrem FAUMail- oder StudMail-Postfach benötigen Sie folgende Zugangsdaten:

• Benutzername: <Mailadresse>
• Passwort: <Mailpasswort>

Studierende der FAU erhalten ihre Zugangsdaten bei der Immatrikulation bzw. Rückmeldung (siehe Hinweise für Studierende).

Beschäftigte der FAU sollten bei erstmaliger Nutzung von FAUMail das unter Migration zu FAUMail beschriebene Vorgehen beachten. Beschäftigte, die ihre IdM-Benutzerkennung noch nicht aktiviert haben, erhalten von der Service-Theke ein Aktivierungsschreiben, wenn Sie einen Benutzerantrag für FAUMail-Nutzung stellen. Mit der Aktivierung wird auch die Dienstleistung E-Mail bereitgestellt und im Identity Management (IdM) Self Service unter dem Menüpunkt Dienstleistungen vom Typ E-Mail angezeigt.

Die obigen Zugangsdaten gelten am Webmail-Portal und sind auch für die Konfiguration von Mailabruf und Mailversand mit einem Mailprogramm (siehe Anbindung von Mailprogrammen) zu verwenden.

Das Mailpasswort kann im Identity Management (IdM) Self Service geändert werden (Menüpunkt Dienstleistungen, Typ E-Mail, Spalte PW ändern) oder mit dem unter dem Menüpunkt Mein Zugang änderbaren IdM-Passwort abgeglichen werden (in Spalte Sync ändern auf Ändern und dann auf Passwortsynchronisation aktivieren klicken, so dass Spalte PW Sync auf Ja steht).

Quota-Überwachung

Jede Person erhält ein Speicherplatzkontingent, welches die Anzahl von Mails und den insgesamt belegten Speicherplatz der Mailablage begrenzt. Wenn der zugeteilte Speicherplatz zu 95 % ausgeschöpft ist, wird eine Quota-Warnung zugestellt. Wenn das Speicherplatzkontingent überschritten ist, werden neu eintreffende Mails an die zugehörige Zustelladresse maximal 5 Tage am FAUMail-Server in einer Zustellwarteschlange gehalten. Ab dem Zeitpunkt der Quota-Überschreitung werden Mails, die länger als 5 Tage in der Warteschlange liegen, zurückgewiesen. Sobald die Person ihre Mailablage am FAUMail-Server reduziert, werden die noch in der Warteschlange liegenden E-Mails zugestellt. Beschäftigte erhalten 1 GByte Speicherplatz mit einer Begrenzung auf maximal 200.000 gespeicherte E-Mails, Studierende dürfen 400 MByte Speicherplatz belegen und maximal 20.000 E-Mails speichern.

Zentrale Pflege der benutzerspezifischen Konfiguration des FAUMail-Zuganges

Die benutzerspezifischen Einstellungen des FAUMail-Zugangs werden serverseitig gespeichert und wirken bei jedem FAUMail-Zugang unabhängig vom Zugangsrechner.

Struktur der Mail-Ablage

Für FAUMail-Postfächer wird eine hierarchische Anordnung von Ordnern am Server unterstützt.

Zentrale Pflege der benutzerspezifischen Konfiguration der FAUMail-Oberfläche

Die benutzerspezifischen Einstellungen von FAUMail werden serverseitig gespeichert und wirken bei jedem FAUMail-Zugang unabhängig vom Zugangsrechner.

Zustellfilter

Das Sortieren eingehender E-Mails wird durch serverseitige, im Webmail-Portal unter dem Menüpunkt Serverseitige Filter definierbare Zustellfilter ermöglicht. Die dort definierten Filterregeln werden vor dem Speichern einer E-Mail am FAUMail-Server ausgeführt. Sie wirken daher bereits vor dem Mailabruf mit einem Mailprogramm oder über das Webmail-Portal . Die Ausführungsreihenfolge der Filterregeln kann durch Angabe einer Gewichtung beeinflusst werden. Filterregeln können deaktiviert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden.

Das RRZE bietet zwei vorkonfigurierte Spamfilter namens Spam und Spam-hoch an, die im Initialzustand auf inaktiv gesetzt sind. Bei Aktivierung dieser Spamfilter wird die eingehende Mail abhängig von der RRZE-Spambewertung in einen der drei Ordner INBOX, Spam oder Spam-hoch einsortiert. Ebenso findet jeder Nutzer einen vorkonfigurierten Filter Automatische Antwort vor, der nach Aktivierung jedem Absender maximal einmal wöchentlich mit einem frei wählbaren Text antwortet und die automatisch beantworteten E-Mails in einem frei wählbaren Ordner (standardmäßig im Unterordner Automatische Antwort des Ordners INBOX) ablegt. Dieser Filter dient in erster Linie als Vorlage zur Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz.

Ordnerbasierte Vorhaltezeit von E-Mails

Die Rubrik Ordnerbasierte Vorhaltezeit von Mails unter dem Menüpunkt Ordner im Webmail-Portal ermöglicht das Festlegen einer Speicherdauer für gespeicherte E-Mails. Die Speicherdauer ist für jeden Ordner gesondert einstellbar. Eine E-Mail, deren Alter nach dem Empfang die Vorhaltezeit überschreitet, wird gelöscht. Eine Quota-Überschreitung aufgrund der Zustellung unerwünschter E-Mails (Spam) während eines Urlaubes kann so z.B. verhindert werden, wenn die Vorhaltezeit für den Ordner "Spam-hoch" auf 20 Tage begrenzt wird. Hier würde der Zustellbarkeit erwünschter E-Mail meist der Vorrang gegeben gegenüber dem Aufbewahren aller E-Mails bis zum Quota-Limit und dem Zurückweisen aller E-Mails ab dem Zeitpunkt der Quota-Überschreitung. Es wird daher empfohlen, bei Aktivierung der oben erläuterten vordefinierten Spamfilterregeln auch eine Vorhaltezeit für beide Spamordner zu setzen. Diese Zeiträume sollte jeder für sich so wählen, dass ihr/ihm die Prüfung einer möglichen "false-positive"-Bewertung vor dem automatischen Löschvorgang möglich ist.

Anbindung von Mailprogrammen

Für Mailprogamme werden die Zugriffsprotokolle POP und IMAP angeboten. Für den Mailversand wird SMTP als Protokoll eingesetzt.

Der Zugriff über POP ruft nur den Inhalt der Inbox bzw. des Posteingangs ab und unterstützt keine serverseitige Ordner-Ablage. Das Mailprogramm bietet für POP-Konten nur eine Mail-Ablage am Arbeitsplatzrechner an.

• Funktionsvergleich POP / IMAP

Für FAUMail-Nutzer sind für den Mailabruf mit einem Mailprogramm über eine IMAP-Verbindung oder eine POP-Verbindung zum FAUMail-Server bzw. den Mailversand über eine SMTP-Verbindung zum Postausgangsserver folgende Einstellungen vorzunehmen.

Als Verbindungsicherheit sollte bevorzugt STARTTLS bzw.TLS verwendet werden.

Einige Mailprogramme bieten STARTTLS bzw. TLS für die Verschlüsselung der Verbindung beim Versenden von E-Mail nicht an. Solche Mailprogramme bieten SSL/TLS bzw. SSL als Verschlüsselung an. Es ist dann die entsprechende Einstellung für SSL/TLS bzw. SSL vorzunehmen:

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, in den Einstellungen eines Mailprogramms das Mailpasswort nicht zu speichern. Das Mailpasswort sollte erst beim Starten des Mailprogramms eingegeben werden.

Autor: Reiner Fischer
Letzte Änderung: 19. Januar 2011, Ansprechpartner, Historie