Wichtige Einstellungen

Inhalt

1. Nur reinen Text versenden oder anzeigen
   1. Nachrichten immer im Nur-Text-Format versenden
   2. Antworten und Weiterleitungen quotieren
   3. Empfangene E-Mails im Nur-Text-Format anzeigen
   4. Hyperlinks in E-Mailnachrichten nicht anklickbar machen
2. Einstellungen: Als gelesen markieren
3. Quotas

Nur reinen Text versenden oder anzeigen

Nachrichten immer im Nur-Text-Format versenden

In der Grundeinstellung versendet Outlook ihre Mails als HTML. Das sollten Sie ändern. Dadurch ist die Warscheinlichkeit, dass Ihre Mail fälschlicherweise beim Empfänger als Spam erkannt wird niedriger. Sie vermeiden dadurch auch, dass Emfänger, die nicht Outlook verwenden, eventuell Probleme beim Lesen Ihrer Mail haben.. HTML sollte man nur im Ausnahmefall verwenden, z.B. wenn es für das Verständnis wichtig ist, dass bestimmte Textstellen hervorgehoben sind.

Leider hat auch Outlook 2010 immer noch Probleme, wenn eine E-Mail als Nur-Text weitergeleitet bzw. beantwortet werden soll.

• Antwortet man mit Outlook im HTML-Format, so werden Kommentierungen im Zitat der Original-E-Mail mit einer etwas anderen Farbe dargestellt. Spätestens nach der 3. Antwort in einer Unterhaltung kann man die Farbe nicht mehr vernünftig unterscheiden.
• Antwortet man mit Outlook im Nur-Textformat, so werden, wenn die entsprechenden Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, je nach Antwort-Stufe >-Zeichen vor den Zitaten eingefügt.
  
  Das funktioniert aber nur, wenn sich alle Teilnehmer einer Unterhaltung an das Nur-Text-Format halten. Sonst sendet Outlook automatisch wieder im HTML-Format.
• Hat man Outlook so eingestellt, dass im HTML-Format empfangene E-Mails, ins Nur-Text-Format konvertiert angezeigt werden, dann funktioniert die Weiterleitung im Nur-Text-Format wieder prima.

Man kann Outlook zwar zwingen,alles wieder in das Nur-Textformat zu konvertieren. Dabei gehen aber alle Informationen über die Antwort-Stufe >-Zeichen oder farbige Markierung verloren und es wird auch gewarnt, dass eingefügte Bilder verloren gehen.

Vor dem Senden können Sie das Sendeformat, trotz anderer Voreinstellung, wenn auch etwas umständlich, auswählen durch:

• > Neue Nachricht > Text formatieren > Format > HTML
• > Neue Nachricht > Text formatieren > Format > Nur_Text
• > Neue Nachricht > Text formatieren > Format > Rich-Text

So können Sie ausgewählte Formatierungen löschen:

• > Neue Nachricht > Text formatieren > Schriftart > Alle Formatierungen löschen

> Datei > Optionen > E-Mail > Nachrichten verfassen > Nachricht in diesem Format verfassen [Nur Text]

Wählen Sie Nur Text aus.

Abb. Nachrichten im Nur-Text-Format erstellen

Antworten und Weiterleitungen quotieren

> Datei > Optionen > E-Mail > Antworten und Weiterleitungen

( ) Präfix für Kommentare: z.B. Franz Mustermann Philosophie

Beim Antworten auf Nachrichten:
[Prefix vor jeder Zeile der urspr.Nachricht]
[Text der ursprünglichen Nachricht beifügen] (default)

Beim Weiterleiten von auf Nachrichten:
[Prefix vor jeder Zeile der urspr.Nachricht]
[Text der ursprünglichen Nachricht beifügen] (default)

Jeder Zeile einer Nur-Text-Nachricht folgendes zeichen voranstellen: [>] (default)
Die Alternative [|] sieht so ähnlich aus, wie bei Thunderbird.

Abb. Antworten und Weiterleitungen

Add-ons und Macros für frühere Outlookversionen, wie diese,

• http://home.in.tum.de/~jain/software/outlook-quotefix/
• http://www.pcwelt.de/downloads/Outlook-Quotefix-1209910.html
• http://sourceforge.net/apps/mediawiki/macros4outlook/index.php?title=QuoteFix_Macro
• Outlook-QuoteFix -Compatibility

benötigt man nicht mehr.

Empfangene E-Mails im Nur-Text-Format anzeigen

> Datei > Optionen >  Sicherheitscenter > Einstellungen für das Sicherheitscenter >  E-Mail-Sicherheit > Als Nur-Text lesen
(x) Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen
(x) Digital signierte Nachrichten im Nur-Text-Format lesen

Setzen Sie hier entsprechende Häkchen.

Oberhalb des E-Mail-Textes erscheint eventuell der Hinweis, dass die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wurde. Wenn man darauf klickt, lässt sich die E-Mail wieder im HTML-Format anzeigen.

Siehe auch: Nachrichten immer im Nur-Text-Format versenden

Hyperlinks in E-Mailnachrichten nicht anklickbar machen

Voraussetzung ist, dass Sie Empfangene E-Mails im Nur-Text-Format anzeigen eingestellt haben.

Dadurch erreichen Sie dass Sie Hyperlinks nicht mehr direkt anklicken können und so sich möglicherweise eine Schadsoftware einfangen!

Entfernen Sie hier das Häkchen:


> Datei-Optionen > E-Mail > Nachrichten verfassen > Editoroptionen... > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen > AutoKorrektur-Optionen > AutoFormat
Ersetzen ( ) Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks

Einstellungen: Als gelesen markieren

Um sicher zu gehen, dass Mails nie versehentlich als gelesen markiert werden, empfehlen genau die vorgeschlagenen Einstellungen vorzunehemen. Mails müssen dann aber explizit mit Strg+Q oder durch klicken in den Lesebereich als gelesen markiert werden.

Es sonst besteht sonst das Problem, falls Sie sich mit den Cursortasten durch die Liste der Mails bewegen, dass eventuell E-Mails versehentlich als gelesen markiert werden, bzw. dass Outlook nach dem Start, die Mail, auf der sich gerade der Cursor befindet, automatisch als gelesen marrkiert.

Es gibt dazu in Outlook 2010 folgende Einstellungen

> Datei > Optionen > Erweitert > Lesebereich

( ) Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren
    Wartezeit vor "Gelesen Markierung" [5]
( ) Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt
(x) Einzeltastenlesen mit Leertaste

"Einzeltastenlesen mit Leertaste" ist sehr praktisch. Man kann so schön durch alle Mails durchblättern.Wenn eine Wartezeit aktiviert ist, wird wärend dem Blättern mit der Leertaste die Mail automatisch als gelesen markiert. Die Standardzeit für die erste Option ist 5 Sekunden. Es lassen sich maximal 999 Sekunden eingeben. Standardmäßig ist normalerweise "Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt" markiert.

Abb. Outlook-Optionen - Erweitert - Lesebereich...

Zusätzlicher: Tipp ShortCuts

• Strg+Q oder in den Lesebereich klicken
  Als gelesen markieren
• Strg+U
  Als ungelesen markieren

Quotas

Per default erhält bei uns ein Benutzer 1 GByte Quota. Bei begründetem Bedarf kann die Quota erhöht werden. Aus technischen Gründen sind dem natürlich aber Grenzen gesetzt.

Empfohlen wird, möglichst alles, was auf dem Server liegt und nicht mehr ständig gebraucht wird, zu archivieren.

Kontingentinformationen anzeigen

In der Statuszeile können Sie mit gedrückter rechter Maustaste die Kontingentinformationen anzeigen lassen. Sie haben dann jederzeit einen Überblick darüber vieviel Speicherplatz Ihnen noch zur Verfügung steht.

Abb. Kontingentinformationen

Letzte Änderung: 18. April 2012, Historie